Îmbunătățirea eficienței, reducerea erorilor și optimizarea operațiunilor comerciale, permițând resurselor umane să se concentreze pe activități strategice și creative: acestea sunt prerogativele aduse de procesul de automatizare a unor procese de business.
Automatizarea proceselor de afaceri se referă la utilizarea tehnologiei și a software-ului pentru a efectua sarcini repetitive și complexe în cadrul unei organizații, reducând necesitatea intervenției umane.
În ce constă o automatizare AI?
Automatizarea bazată pe inteligență artificială (AI) reprezintă o piatră de temelie în transformarea digitală a organizațiilor, prin care tehnologiile cognitive și algoritmice sunt integrate în fluxurile operaționale pentru a înlocui sau a asista procesele umane repetitive și predispuse la erori.
O automatizare AI a unor procese de business are ca scop creșterea eficienței, acurateței și capacității de scalare a operațiunilor, concomitent cu optimizarea utilizării resurselor și creșterea valorii adăugate a capitalului uman.
Structura și etapele implementării unei automatizări AI
- Analiza proceselor și identificarea oportunităților de automatizare – În prima fază sunt analizate procesele organizaționale din perspectiva gradului lor de repetitivitate și impact asupra performanței globale. Se utilizează instrumente de tip process mining și task mining pentru a identifica segmentele unde intervenția AI poate genera un randament operațional superior.
- Colectarea, curățarea și modelarea datelor – Calitatea datelor este esențială pentru succesul unei automatizări AI. În această etapă se realizează consolidarea surselor informaționale, curățarea bazelor de date, precum și modelarea acestora într-un format adecvat pentru antrenarea algoritmilor de machine learning sau deep learning.
- Dezvoltarea și antrenarea modelelor AI – Modelele AI sunt concepute pentru a învăța din date istorice și a identifica tipare recurente, corelații sau deviații. În funcție de specificul procesului se pot utiliza modele predictive, algoritmi de clasificare, recunoaștere de entități, analiză de imagine sau procesare a limbajului natural (NLP).
- Integrarea soluției AI în operațiunile curente – Implementarea presupune interconectarea soluției cu infrastructura IT existentă – sisteme ERP, CRM, platforme de management al documentelor sau fluxuri RPA (Robotic Process Automation).
- Monitorizarea, evaluarea și optimizarea continuă – După implementare performanța soluției este monitorizată permanent pe baza unor indicatori cheie de performanță (KPI), precum acuratețea predicțiilor, timpul de execuție sau rata de erori. Modelele AI sunt recalibrate periodic prin mecanisme de continuous learning.
Exemple de automatizare a unor procese de afaceri
Având în vedere diversitatea soluțiilor tehnologice disponibile și extinderea continuă a proceselor operaționale în cadrul organizațiilor, conceptul de automatizare a proceselor de afaceri poate părea uneori dificil de delimitat.
Această complexitate se datorează faptului că aplicabilitatea automatizării este determinată în principal de capacitățile platformelor utilizate și de specificul fiecărui flux de lucru.
1. Gestionarea ordinelor de plată
Generarea și aprobarea ordinelor de plată reprezintă activități repetitive, care necesită acuratețe ridicată și implică adesea mai multe niveluri de validare. Implementarea unei soluții de automatizare permite eliminarea erorilor de introducere a datelor, accelerarea fluxului de aprobare și creșterea fiabilității întregului proces de achiziție. Integrarea în sistemele ERP asigură trasabilitatea completă a operațiunilor și conformitatea cu politicile interne.
2. Integrarea (onboarding-ul) personalului
Procesul de integrare a noilor angajați implică o succesiune de activități administrative, logistice și operaționale, variabile în funcție de structura organizațională. Automatizarea acestui proces permite gestionarea coerentă a fluxului de activități, distribuirea automată a sarcinilor, completarea formularelor standard și accesul controlat la informațiile relevante. Astfel se asigură un parcurs uniform, eficient și conform politicilor de resurse umane.
3. Furnizarea și administrarea conturilor de utilizator
Pe măsură ce organizațiile își extind activitatea gestionarea accesului la resurse devine tot mai complexă. Automatizarea proceselor de user provisioning facilitează crearea, actualizarea și revocarea conturilor de utilizator în mod centralizat, pe baza rolurilor și drepturilor definite în sistem. Acest mecanism contribuie la reducerea riscurilor de securitate și la respectarea cerințelor de conformitate IT.
4. Generarea și distribuirea automată a rapoartelor
Integrarea soluțiilor de raportare automată cu sistemele de monitorizare și analiză permite compilarea, validarea și transmiterea rapoartelor operaționale fără intervenție manuală. Automatizarea acestui proces reduce semnificativ timpul de generare, minimizează erorile umane și permite personalului să se concentreze pe activități analitice sau decizionale.
Ce procese de afaceri ar trebui automatizate?
După cum s-a menționat anterior automatizarea proceselor de afaceri poate fi utilizată pentru multe sarcini diferite în orice departament sau sistem. Cu toate acestea unele procese beneficiază mai mult de pe urma automatizării decât altele. Pentru a determina ce procese de afaceri trebuie automatizate luați în considerare următorii factori:
Volumul sarcinilor
Cât de complexă este secvența de sarcini necesare? Automatizarea poate fi utilă pentru procesele care implică un număr mare de sarcini manuale, deoarece eliberează personalul uman de responsabilitatea pentru aceste sarcini.
Numărul de persoane implicate
Dacă un proces implică un număr mare de angajați diferiți la niveluri diferite, automatizarea proceselor de afaceri poate ajuta la coordonarea perfectă a tuturor aspectelor prin automatizarea anumitor sarcini și, potențial, prin eliberarea personalului de responsabilitatea pentru procesele de rutină.
Viteza
Capacitatea automatizării afacerilor de a simplifica sarcinile poate face o mare diferență atunci când se confruntă cu termene limită iminente. Automatizarea etapelor cheie permite timpi de livrare mai rapizi.
Tehnologii cheie pentru automatizarea proceselor de afaceri
Există o serie de tehnologii esențiale care susțin implementarea și extinderea automatizării proceselor de afaceri, facilitând digitalizarea, optimizarea și controlul eficient al operațiunilor organizaționale.
1. Software de automatizare a proceselor de afaceri (BPA – Business Process Automation)
Platformele de automatizare a proceselor de afaceri oferă un mediu vizual, interactiv și configurabil pentru proiectarea, execuția și monitorizarea fluxurilor de lucru automatizate. Acestea utilizează interfețe grafice bazate pe diagrame de procese (workflow diagrams), permițând utilizatorilor non-tehnici să modeleze etapele operaționale, să definească reguli de decizie, condiții logice și să gestioneze excepțiile într-un mod structurat.
Soluțiile BPA integrează, de asemenea, funcționalități avansate de monitorizare a performanței proceselor (process performance monitoring), analiză în timp real (real-time analytics) și raportare automatizată, oferind vizibilitate completă asupra modului de execuție și a indicatorilor de performanță (KPI). Organizațiile pot identifica rapid blocajele operaționale, deviațiile de la standarde și oportunitățile de optimizare continuă.
2. Inteligența artificială și învățarea automată
Integrarea tehnologiilor de inteligență artificială și învățare automată în cadrul soluțiilor de automatizare conferă un nivel superior de adaptabilitate și autonomie proceselor digitale. Aceste tehnologii permit sistemelor să analizeze volume mari de date, să identifice tipare recurente și să anticipeze comportamente operaționale, generând decizii automate sau semi-autonome bazate pe informații contextuale.
AI și ML pot fi utilizate pentru:
- optimizarea fluxurilor de lucru, prin adaptarea dinamică a proceselor pe baza performanței istorice;
- detectarea anomaliilor și prevenirea erorilor prin analiză predictivă;
- automatizarea proceselor decizionale complexe, care necesită evaluarea simultană a mai multor variabile;
- generarea de recomandări inteligente pentru îmbunătățirea eficienței operaționale și reducerea costurilor.
Prin utilizarea combinată a inteligenței artificiale și a algoritmilor de învățare automată, automatizarea proceselor de afaceri devine nu doar reactivă, ci și proactivă, capabilă să anticipeze nevoile organizației și să susțină procese decizionale bazate pe date.
3. Automatizarea proceselor robotizate (RPA)
RPA este o tehnologie care utilizează roboți software pentru a efectua sarcini repetitive și manuale pe sistemele IT existente, cum ar fi introducerea de date, generarea de rapoarte și gestionarea tranzacțiilor, imitând acțiunile umane.
După cum sugerează datele Observatorului PoliMi, pe lângă automatizarea în sens strict, un rol din ce în ce mai important îl vor juca soluțiile de inteligență a proceselor (de exemplu, Task Mining, Process Mining), care sprijină fazele de analiză a proceselor.
Până în prezent dintre companiile care au automatizat unele procese în întregime sau parțial, 80% au selectat domenii pentru o posibilă automatizare fără a utiliza niciun tip de tehnologie de acest gen. În comparație cu companiile, se constată că Process Mining tradițional este adesea ineficient atunci când se ocupă de procese care nu sunt pe deplin structurate, în timp ce tehnologiile mai avansate sunt puțin cunoscute și utilizate pe scară largă în companii.
4. API-uri și integrări
API-urile (Application Programming Interfaces) permit integrarea între diferite platforme, sisteme și aplicații software – precum ERP, CRM și software de gestionare a documentelor – și permit schimbul de date și automatizarea proceselor între sisteme eterogene, creând fluxuri de lucru end-to-end și maximizând eficiența operațională.
Concluzii
Automatizarea proceselor de afaceri reprezintă un element fundamental al transformării digitale, contribuind la redefinirea modului în care organizațiile își desfășoară activitățile operaționale și strategice. Prin integrarea tehnologiilor avansate – de la software-ul de automatizare a proceselor (BPA) și soluțiile de tip RPA, până la inteligența artificială (AI), învățarea automată (ML) și infrastructurile de integrare bazate pe API-uri – companiile pot obține o coordonare coerentă a fluxurilor de lucru.
O automatizare AI în anumite procese de business permite eliminarea activităților redundante, reducerea riscului operațional și creșterea vitezei de execuție. Aceasta favorizează trecerea de la o abordare reactivă la una proactivă, bazată pe date și pe analiză predictivă.
Automatizarea proceselor contabile, comerciale sau de resurse umane conduce la standardizarea procedurilor, oferind un nivel sporit de transparență și control managerial. În același timp resursele umane sunt eliberate de sarcinile repetitive și pot fi redirecționate către activități cu valoare adăugată mai mare – inovare, analiză strategică și dezvoltare organizațională.
Pe termen lung succesul implementării automatizării depinde de o strategie coerentă de digitalizare, de calitatea datelor utilizate și de capacitatea organizației de a adopta o cultură orientată spre inovație și învățare continuă. Companiile care investesc în tehnologii de automatizare pentru anumite procese de business obțin nu doar eficiență operațională, ci și un avantaj competitiv sustenabil într-un mediu de afaceri caracterizat prin dinamism și presiune constantă.
